日程照会サービス

1.1 サービスの内容

各種の打ち合わせやセミナー, サークル活動, 会議・打ち合わせなど, 本学の構成員が参加する様々な活動の日程調整を行うためのサービスです.

代表者（幹事）が「日程調整用掲示板」を開設し, 候補日・時間をあらかじめ設定しておきます. 次に, 照会用のアドレス（URL）を参加者にメールで知らせ, 当該アドレスにアクセスして予定を回答するよう依頼します. 集計結果はオンラインで閲覧することができますので, それをもとに最終的な日程を決めることができます.

回答にあたってはユーザー認証が必要であるため, イタズラやなりすましを防ぐことができます. 本サービスは学内のサーバーで運用されているため, イベントや参加者についての情報が外部に漏洩するリスクも小さくなります.

1.2 利用者

東北大IDを持っている本学の全ての学生と教職員ならどなたでもご利用いただけます.

1.3 利用場所・方法

ウェブブラウザ上で利用します. 手元のウェブブラウザ上で日程照会サービスのサイト (下図) にアクセスします. なお, セキュリティ上の理由のため, 学外からのアクセスはできません. 教職員の方で自宅や出張先などからの利用をお考えの場合は, VPNサービス等との併用もご検討ください.

• 学生ユーザは, 学籍番号IDと東北大IDパスワードでログインします.
• 教職員ユーザは, 東北大IDと東北大IDパスワードでログインします.

1.4 お願いとご注意

日程照会サービスは, 教育情報基盤センターが試験的に運用しているものです. 機能改善やメインテナンスのために, 予告なくサービスを中断する場合があります. 原則として, 登録されたイベント等の情報を第三者に提供することはありませんが, サービス向上のため, アクセス数などの統計情報を収集・利用する可能性があります. あらかじめご了承願います.

なお, 本サービスを利用した結果につきましては, 教育情報基盤センターは責任を負いません.

2.1 掲示板を新規開設する

代表者(幹事)が新規に日程調整のための掲示板を開設するためには, 次の手順に従ってください.

• Step 1 日程照会サービスのサイトにアクセスして, ログインします.
• Step 2 「新規Schedule Boardの開設」をクリックします.

  

• Step 3 新規開設する掲示板のタイトルを入力して,「開設」ボタンをクリックします.

  

  ここで「入室パスワード」を設定しておくと, 新規開設される掲示板にパスワード保護をかけることができます. (必須ではありません.) 入室パスワードをかけた掲示板にアクセスしようとすると, 次の認証画面が表示されます.

  

掲示板を新規に設置した後に, 掲示板に関する設定を行うには, 次項「2.2 掲示板の設定を調整する」を参照してください.

2.2 掲示板の設定を調整する

既に開設されている掲示板の設定を調整・変更するには, 次の手順に従ってください.

• Step 1 日程照会サービスのサイトにアクセスして, ログインします.
• Step 2 開設済みSchedule Boardの一覧から, 掲示板を選んで「Schedule Boardの表示」のリンクをクリックします.

  

  なお,「開設済みSchedule Boardの表示」をクリックすると, いつでもSchedule Boardの一覧リストへ戻ることができます.
• Step 3 下図の画面で,「イベント情報修正」をクリックします.

  

• Step 4 下図の画面で, イベント名(会議の名称等)やイベントの情報, 場所, 候補となる日付・時間の設定, 回答記号の設定などを行います. 必要な設定が終わったら, 表の下にある「設定」ボタンをクリックします.

  

  

• Step 5 掲示板の見え方を確認します.

  

  これでよければ,「イベント情報修正」のリンクをクリックして, イベント情報編集画面に戻ります.
• Step 6 イベント情報を再度修正するには, Step 4とStep 5を繰り返します. イベント情報が確定した場合には, サンプルデータを削除するために, 画面下部にある「スケジュールデータをすべて削除する」にチェックを入れて「送信」ボタンをクリックします.

  

• Step 7 下図のようにサンプルデータが消えてリフレッシュされた状態になっていたら完了です.

  

2.3 参加者に日程調整入力を依頼する

イベント参加予定者に対して, 開設した掲示板に日程調整用の情報(参加者の都合)を入力するよう依頼するときには, 次の手順に従ってください.

• Step 1 当該イベントの掲示板を表示させます.

  

• Step 2 ブラウザのアドレス欄で, このページのURLをコピーします.
  (https://nittei.cite.tohoku.ac.jp/nittei/..../...evtno=evt1のような形式になっています.)
• Step 3 上記でコピーしたURLを対象者に対してメール等で通知してください.

なお, イベント掲示板のページにおいて各々の参加者の回答状況を確認することができます.

2.4 掲示板を削除する

不要になった掲示板を削除するには, 次の手順に従ってください.

• Step 1 日程照会サイトにログインして, トップページを表示させ,「開設済みSchedule Boardの削除」をクリックします.

  

• Step 2 削除したい掲示板の横にチェックを入れて,「削除」ボタンをクリックします.

  

• Step 3 「削除してもよろしいですか?」と確認されますので,「OK」ボタンをクリックします.

代表者(掲示板設置者)からイベントへの出席に関するスケジュールの回答を求められて, それに回答する場合には, 次のようにします.

• Step 1 代表者が通知した掲示板URLにアクセスします. すると, 下図のようにイベント情報が表示されますので,「スケジュール登録・修正」をクリックします.

  

• Step 2 ユーザ認証画面が出てきますので, 認証情報を入力して「送信」ボタンをクリックします. (学生ユーザは学籍番号IDと東北大IDパスワードです. 教職員ユーザは東北大IDと東北大IDパスワードです.)

  

• Step 3 スケジュール回答画面が表示されたら, スケジュールを登録して「設定」をクリックします. 必要に応じてコメントを入力することもできます.

  

• Step 4 「設定してもよろしいですか?」と確認されますので,「OK」をクリックします.
• Step 5 掲示板の画面に戻ります. 入力内容を確かめてください.

なお, 一度登録したスケジュール情報を修正することも, 同じ手順でできます.

日程照会サービスの詳細につきましては, オンラインマニュアルをご覧ください.

• 教育情報基盤センター基盤技術部門